Introduction
Vous venez de décrocher un contrat en freelance ou vous travaillez comme consultant indépendant aux États-Unis ? Félicitations ! Mais attendez, votre client vous demande maintenant de remplir un formulaire W9. Si vous vous sentez un peu perdu face à ce document fiscal, vous n’êtes pas seul. Le formulaire W9 semble intimidant au premier regard, mais je vous assure qu’il est bien plus simple qu’il n’y paraît.
Ce formulaire joue un rôle crucial dans le système fiscal américain. Il permet à vos clients de collecter vos informations d’identification fiscale avant de vous payer. Sans ce document, vous risquez de compliquer vos relations professionnelles. Dans cet article, nous allons décortiquer ensemble chaque aspect du W9. Vous apprendrez exactement comment le remplir, quand le fournir, et comment éviter les erreurs qui pourraient vous causer des ennuis avec l’IRS.
Qu’est-ce que le Formulaire W9 exactement ?
Le formulaire W-9, officiellement appelé « Request for Taxpayer Identification Number and Certification », est un document de l’Internal Revenue Service (IRS). Il sert à recueillir votre numéro d’identification fiscale ainsi que d’autres informations essentielles. Contrairement à d’autres formulaires fiscaux, vous ne l’envoyez jamais directement à l’IRS. Vous le remettez plutôt à la personne ou l’entreprise qui vous paie.
Pensez au W9 comme à votre carte d’identité fiscale professionnelle. Lorsqu’une entreprise vous verse 600 dollars ou plus au cours d’une année fiscale, elle doit le déclarer à l’IRS. Pour ce faire, elle a besoin de vos informations correctes. Le W9 lui fournit exactement ces données.
Qui doit remplir un formulaire W9 ?
Vous devez fournir un W9 si vous êtes un contribuable américain qui reçoit certains types de paiements. Cela inclut les travailleurs indépendants, les consultants, les entrepreneurs et les freelances. Les propriétaires de petites entreprises doivent également le remplir régulièrement.
Si vous louez des biens immobiliers, vous recevrez probablement des demandes de W9. Les personnes qui reçoivent des intérêts ou des dividendes doivent aussi s’y familiariser. Même certains étudiants recevant des bourses peuvent avoir besoin de ce formulaire.
Les Composants Essentiels du Formulaire W9
Décortiquons maintenant chaque section du formulaire. Comprendre ce que chaque partie demande vous aidera à le remplir avec confiance.
Ligne 1 : Votre nom
Inscrivez votre nom exactement comme il apparaît sur votre déclaration de revenus. Cette précision est absolument cruciale. Si vous êtes un propriétaire unique sans nom commercial distinct, utilisez votre nom personnel. Pour une entreprise, utilisez le nom légal enregistré auprès de l’IRS.
Ne prenez pas cette étape à la légère. Une simple faute de frappe peut créer des complications lors de la déclaration fiscale. Les informations doivent correspondre parfaitement aux registres de l’IRS.
Ligne 2 : Nom commercial ou société
Cette ligne reste vide pour la plupart des individus. Vous la remplissez seulement si vous opérez sous un nom différent de votre nom légal. Par exemple, si Marie Dupont fait des affaires sous « Créations MD », elle inscrit son nom personnel à la ligne 1 et « Créations MD » à la ligne 2.
Les sociétés à responsabilité limitée et autres entités commerciales utilisent également cette ligne. Elle aide à clarifier comment vous êtes connu professionnellement versus légalement.
Ligne 3 : Classification fiscale fédérale
Cette section demande comment l’IRS vous classe fiscalement. Vous devez cocher une seule case parmi plusieurs options. Les choix incluent propriétaire unique, société C, société S, partenariat, fiducie ou succession. Il existe aussi une case pour société à responsabilité limitée.
Choisir la bonne classification affecte comment vos revenus sont imposés. Si vous n’êtes pas sûr, consultez votre déclaration fiscale précédente ou contactez un fiscaliste. La plupart des freelances cochent « propriétaire unique/entrepreneur individuel ».
Ligne 4 : Exemptions
La majorité des gens laissent cette section vide. Elle concerne principalement les exemptions de retenue à la source de secours. Ces situations sont relativement rares. À moins qu’on ne vous ait spécifiquement dit que vous êtes exempté, ignorez cette ligne.
Lignes 5 et 6 : Adresse
Inscrivez votre adresse postale complète. Utilisez l’adresse où vous recevez votre courrier de l’IRS. Pour les entreprises, c’est généralement l’adresse commerciale principale. L’exactitude compte énormément ici aussi.
N’utilisez pas de boîte postale sauf si c’est votre seule adresse légale. L’IRS préfère les adresses de rue physiques pour vérifier votre identité.
Ligne 7 : Numéro de compte
Cette ligne est optionnelle dans la plupart des cas. Votre client peut l’utiliser pour ses propres registres internes. Si la personne qui demande le W9 vous donne un numéro de compte spécifique, inscrivez-le ici. Sinon, laissez-la vide.
La Partie Cruciale : Le Numéro d’Identification Fiscale
La Partie I du formulaire demande votre Taxpayer Identification Number (TIN). Pour la plupart des individus, il s’agit de votre numéro de sécurité sociale. Les entreprises utilisent un numéro d’identification d’employeur (EIN).
Numéro de sécurité sociale versus EIN
Votre numéro de sécurité sociale fonctionne comme TIN si vous êtes un propriétaire unique sans employés. Beaucoup de freelances utilisent simplement leur SSN. Cependant, vous pouvez choisir d’obtenir un EIN même comme propriétaire unique.
Un EIN offre certains avantages en matière de confidentialité. Vous ne donnez pas votre numéro de sécurité sociale à chaque client. C’est particulièrement utile si vous travaillez avec de nombreuses entreprises différentes. Obtenir un EIN est gratuit sur le site de l’IRS.
Protection de votre numéro d’identification
Votre TIN est une information sensible. Traitez votre W9 avec le même soin qu’un document financier confidentiel. N’envoyez jamais de W9 par email non crypté. Utilisez des méthodes de transmission sécurisées comme des portails en ligne protégés ou des services de signature électronique.
Demandez à vos clients comment ils protègent vos informations. Les entreprises légitimes ont des politiques strictes de protection des données. Si un client semble peu fiable concernant la sécurité, réfléchissez à deux fois avant de fournir vos informations.
La Certification : Votre Signature Compte
La Partie II du formulaire contient des déclarations de certification. En signant, vous confirmez plusieurs choses importantes. Vous certifiez que le TIN fourni est correct. Vous déclarez ne pas être sujet à la retenue à la source de secours. Vous confirmez également être un citoyen américain ou une personne résidant aux États-Unis.
Que signifie réellement la certification ?
Lire attentivement ces déclarations avant de signer est essentiel. Vous attestez sous peine de parjure que les informations sont exactes. Des informations fausses peuvent entraîner des pénalités importantes.
Si vous êtes sujet à la retenue à la source de secours, vous devez rayer la déclaration numéro 2. Cela se produit généralement si l’IRS vous a notifié que vous avez sous-déclaré des revenus d’intérêts ou de dividendes. La plupart des gens n’ont pas besoin de s’inquiéter de cela.
Date et signature
N’oubliez pas de dater et signer le formulaire. Un W9 non signé n’a aucune valeur. Votre client ne peut pas l’accepter sans votre signature. La date indique quand les informations étaient exactes.
Si quelque chose change après avoir fourni un W9, comme votre nom ou adresse, vous devez soumettre un nouveau formulaire. Gardez une copie de chaque W9 que vous envoyez pour vos dossiers personnels.
Erreurs Courantes à Éviter Absolument
Même avec un formulaire apparemment simple, les erreurs se produisent fréquemment. Connaître les pièges courants vous aide à les éviter.
Informations incohérentes
L’erreur la plus fréquente est une incohérence entre votre W9 et vos déclarations fiscales. Votre nom doit correspondre exactement à ce qui figure dans vos documents IRS. Un deuxième prénom utilisé sur le W9 mais absent de votre déclaration peut causer des problèmes.
Les variations d’adresse créent également de la confusion. Si vous avez déménagé récemment, assurez-vous que votre adresse W9 correspond à celle de votre prochaine déclaration fiscale.
Classification fiscale incorrecte
Cocher la mauvaise case de classification est une autre erreur fréquente. Si vous n’êtes pas sûr, prenez le temps de vérifier. Une LLC peut être imposée de différentes manières selon ses élections fiscales. Vérifiez vos documents de formation d’entreprise ou consultez un professionnel.
Numéros d’identification erronés
Transposer des chiffres dans votre TIN peut avoir des conséquences sérieuses. Votre client recevra un avis de non-concordance de l’IRS. Vous pourriez faire face à une retenue à la source de secours, où 24 % de vos paiements sont automatiquement retenus.
Vérifiez toujours votre TIN deux fois, même trois fois. Comparez-le avec votre carte de sécurité sociale ou votre lettre d’attribution EIN.
Oublier de mettre à jour
Un W9 n’est pas un document à remplir une seule fois. Vous devez fournir un nouveau formulaire si vos informations changent. Un mariage entraînant un changement de nom nécessite un W9 mis à jour. Un déménagement dans un nouvel État exige également une actualisation.
Quand et Pourquoi Vous Recevez une Demande de W9
Comprendre quand attendre une demande de W9 vous aide à anticiper. Les entreprises doivent collecter ces informations avant de vous payer ou au moment du premier paiement.
Nouveaux contrats de travail indépendant
Dès que vous commencez à travailler avec un nouveau client, attendez-vous à recevoir un W9. Les entreprises responsables l’envoient avec le contrat initial. Elles veulent avoir vos informations en dossier dès le début.
Ne soyez pas surpris si un client de longue date demande soudainement un W9 mis à jour. Les politiques de conformité changent. Les entreprises font périodiquement des vérifications de leurs dossiers.
Seuils de paiement
Techniquement, les entreprises doivent émettre un formulaire 1099 pour les paiements de 600 dollars ou plus par an. Cependant, beaucoup demandent un W9 indépendamment du montant. Cela simplifie leur tenue de dossiers. Ils préfèrent avoir l’information au cas où les paiements dépasseraient le seuil.
Comptes financiers
Les banques et les sociétés de courtage demandent des W9 lors de l’ouverture de comptes. Ils doivent déclarer les intérêts et dividendes que vous gagnez. Votre W9 leur fournit les informations nécessaires pour les formulaires 1099-INT et 1099-DIV.
W9 versus Autres Formulaires Fiscaux
Le système fiscal américain comprend de nombreux formulaires numérotés. Comprendre comment le W9 se compare aux autres clarifie son objectif.
W9 versus W-4
Un W-4 est pour les employés traditionnels. Vous le remplissez lorsque vous commencez un nouvel emploi. Il indique à votre employeur combien d’impôt fédéral retenir sur votre salaire. Le W9, en revanche, est pour les entrepreneurs indépendants et les freelances. Aucun impôt n’est retenu de vos paiements basés sur un W9.
Cette distinction est fondamentale. Si vous recevez un W-9, vous êtes considéré comme un entrepreneur indépendant. Vous êtes responsable de payer vos propres impôts, y compris l’impôt sur le travail indépendant.
W-9 versus 1099
Le W9 et le 1099 fonctionnent ensemble mais servent des objectifs différents. Vous fournissez un W9 à votre client. Votre client utilise ces informations pour créer un formulaire 1099 à la fin de l’année. Le 1099 déclare combien ils vous ont payé. Vous recevez une copie du 1099 et l’IRS en reçoit également une.
Pensez-y ainsi : le W9 fournit les informations, le 1099 déclare les paiements.
W-8 pour les non-résidents
Si vous n’êtes pas un citoyen ou résident américain, vous ne remplissez pas de W9. À la place, vous utilisez un formulaire de la série W-8. Le W-8BEN est courant pour les entrepreneurs individuels étrangers. Ces formulaires établissent votre statut fiscal étranger et peuvent vous qualifier pour des taux de retenue à la source réduits en vertu des traités fiscaux.
Implications Fiscales de la Fourniture d’un W9
Fournir un W9 a des conséquences fiscales importantes. Comprendre ces implications vous aide à planifier.
Vous êtes un entrepreneur indépendant
Lorsque vous donnez un W9 à un client, vous confirmez votre statut d’entrepreneur indépendant. Cela signifie que vous n’êtes pas un employé. Vous ne recevrez pas d’avantages sociaux. Vous êtes responsable de vos propres impôts.
Impôt sur le travail indépendant
Contrairement aux employés, les entrepreneurs indépendants paient l’impôt sur le travail indépendant. Cet impôt couvre la sécurité sociale et Medicare. Le taux est d’environ 15,3 % de votre revenu net. C’est en plus de votre impôt sur le revenu régulier.
Mettre de l’argent de côté pour les impôts est crucial. Une règle générale consiste à économiser 25 à 30 % de votre revenu brut. Cela devrait couvrir l’impôt fédéral sur le revenu et l’impôt sur le travail indépendant.
Paiements d’impôt estimés trimestriels
L’IRS s’attend à ce que vous payiez des impôts tout au long de l’année. Les entrepreneurs indépendants font des paiements d’impôt estimés trimestriels. Ces paiements sont dus quatre fois par an : en avril, juin, septembre et janvier.
Ne pas effectuer ces paiements peut entraîner des pénalités et des intérêts. Calculez vos impôts estimés en fonction de vos revenus projetés. Ajustez-les si vos revenus changent considérablement au cours de l’année.
Déductions commerciales
Le côté positif du statut d’entrepreneur indépendant est que vous pouvez déduire les dépenses professionnelles. Les fournitures de bureau, les logiciels, le kilométrage et le bureau à domicile peuvent tous être déductibles. Gardez des registres méticuleux de toutes les dépenses liées à l’entreprise.
Ces déductions réduisent votre revenu imposable. Un revenu imposable plus faible signifie moins d’impôts dus. Maximiser les déductions légitimes est un moyen intelligent de gérer votre charge fiscale.
Versions Électroniques et Sécurité du W-9
La technologie a transformé la façon dont nous gérons les formulaires fiscaux. Les W-9 électroniques sont maintenant courants et acceptables.
Formulaires et signatures numériques
L’IRS accepte les W-9 signés électroniquement. De nombreuses plateformes offrent des solutions de signature électronique sécurisées. DocuSign, Adobe Sign et HelloSign sont des options populaires. Ces services créent des signatures juridiquement contraignantes.
Les systèmes de formulaires en ligne simplifient également le processus. Vous remplissez les champs numériquement plutôt que d’écrire à la main. Cela réduit les erreurs dues à une écriture illisible.
Meilleures pratiques de sécurité
Protéger votre W-9 rempli est essentiel. Ce document contient votre TIN et d’autres informations sensibles. N’envoyez jamais de W9 par email standard non crypté. Utilisez des canaux sécurisés comme des portails clients cryptés ou des services de partage de fichiers sécurisés.
Si vous devez envoyer un W9 par email, protégez-le par mot de passe. Créez un fichier PDF protégé par mot de passe et envoyez le mot de passe séparément. Cette étape supplémentaire protège contre l’accès non autorisé.
Stockage et conservation des dossiers
Conservez des copies de tous les W9 que vous soumettez. Stockez-les dans un emplacement sécurisé, de préférence crypté. Un service de stockage cloud avec cryptage fonctionne bien. Vous pouvez également conserver des copies papier dans un classeur verrouillé.
L’IRS recommande de conserver les documents fiscaux pendant au moins trois ans. Conserver les W9 encore plus longtemps est une bonne idée. Ils peuvent être utiles si des questions se posent concernant les années fiscales passées.
Que Faire Si Vous Recevez un Avis de l’IRS
Parfois, malgré vos meilleurs efforts, des problèmes surviennent. L’IRS peut envoyer des avis concernant des incohérences dans vos informations W9.
Avis de non-concordance de TIN
Un avis de non-concordance de TIN signifie que le numéro que vous avez fourni ne correspond pas aux dossiers de l’IRS. Votre client peut également recevoir cet avis. Ne paniquez pas. C’est souvent dû à des erreurs simples comme des fautes de frappe ou des informations obsolètes.
Vérifiez d’abord votre TIN par rapport à vos documents officiels. Si vous avez fait une erreur, fournissez immédiatement un W9 corrigé à votre client. Si vos informations sont correctes, contactez l’IRS pour résoudre le problème.
Retenue à la source de secours
Si les incohérences de TIN ne sont pas résolues, votre client peut être tenu d’initier une retenue à la source de secours. Cela signifie qu’ils retiennent 24 % de vos paiements et les envoient à l’IRS. Cette retenue continue jusqu’à ce que le problème soit résolu.
Résoudre rapidement les avis de l’IRS est crucial. Plus vous attendez, plus la situation devient compliquée. Répondez à tous les avis dans les délais indiqués.
Situations Spéciales et Considérations
Certaines situations nécessitent une attention particulière lors du remplissage d’un W-9.
Comptes joints
Pour les comptes joints, le W-9 doit être au nom du propriétaire principal. Généralement, c’est la personne dont le nom apparaît en premier sur le compte. Si les deux personnes reçoivent des revenus, elles peuvent avoir besoin de fournir des W-9 séparés.
Entités étrangères
Les entités ou individus étrangers ne remplissent pas de W9. Ils utilisent plutôt des formulaires de la série W-8. Même si vous avez une entreprise dans un autre pays mais que vous effectuez des travaux pour des clients américains, vous avez besoin du formulaire approprié de la série W-8.
Organismes exonérés d’impôt
Les organisations à but non lucratif et autres entités exonérées d’impôt remplissent également des W9. Elles cochent simplement la case appropriée pour leur classification. Elles peuvent également indiquer leur statut d’exemption dans la section des exemptions.
Successions et fiducies
Les successions et les fiducies nécessitent un EIN. Elles ne peuvent pas utiliser le numéro de sécurité sociale d’un individu. Le représentant légal de la succession ou de la fiducie signe le W9. Le nom doit correspondre au nom légal de l’entité.
Conseils Pratiques pour Gérer les W-9
Développer de bonnes habitudes autour des W-9 rend le processus plus fluide.
Créez un modèle
Conservez un W-9 vierge rempli avec vos informations de base. Lorsqu’un nouveau client en demande un, vous pouvez simplement le copier et ajouter la date et la signature. Cela garantit la cohérence et fait gagner du temps.
Automatisez si possible
Si vous recevez fréquemment des demandes de W9, envisagez d’utiliser un service qui stocke vos informations en toute sécurité. Certaines plateformes permettent aux clients de demander votre W9 électroniquement. Le système remplit automatiquement vos informations et vous envoie simplement une notification pour signer.
Communiquez avec les clients
Si un client demande un W9, répondez rapidement. Les retards peuvent retarder vos paiements. Certaines entreprises ne traiteront pas de factures sans un W9 en dossier. Faire de la fourniture rapide de votre W-9 une priorité maintient de bonnes relations avec les clients.
Examinez annuellement
Au début de chaque année, examinez vos W-9 en dossier. Vérifiez qu’ils sont toujours exacts. Si quelque chose a changé, envoyez proactivement des formulaires mis à jour à vos clients réguliers. Cette approche proactive évite les problèmes plus tard.
L’Impact sur Votre Déclaration Fiscale
Comprendre comment les W-9 affectent votre déclaration fiscale complète le tableau.
Formulaires 1099 que vous recevrez
Chaque client pour lequel vous avez fourni un W-9 doit vous envoyer un formulaire 1099 en janvier. Le type le plus courant pour les freelances est le 1099-NEC (compensation des non-employés). Ce formulaire indique combien ce client vous a payé au cours de l’année précédente.
Vous recevez votre copie avant fin janvier. L’IRS reçoit également une copie. Ces montants doivent être déclarés sur votre déclaration fiscale.
Rapprocher vos revenus
Comparez les formulaires 1099 que vous recevez avec vos propres dossiers. Parfois, des écarts se produisent. Un client peut avoir fait une erreur ou compté les paiements différemment. Si vous remarquez des différences, contactez le client pour obtenir un 1099 corrigé.
Vous devez déclarer tous vos revenus, même si vous ne recevez pas de 1099. Certains clients peuvent vous payer moins de 600 dollars, donc aucun 1099 n’est requis. Vous devez quand même déclarer ces revenus.
Déclaration sur l’annexe C
La plupart des entrepreneurs indépendants déclarent leurs revenus sur l’annexe C de leur déclaration fiscale. Ce formulaire calcule votre bénéfice ou perte d’entreprise. Vous répertoriez vos revenus totaux, puis déduisez les dépenses d’entreprise.
Le bénéfice net de l’annexe C est transféré sur votre formulaire 1040 principal. C’est aussi le chiffre utilisé pour calculer l’impôt sur le travail indépendant.
Ressources et Aide Supplémentaires
Si vous avez encore des questions après avoir lu cet article, de nombreuses ressources sont disponibles.
Site Web de l’IRS
Le site Web de l’IRS offre des instructions détaillées pour le formulaire W-9. Recherchez « Instructions du formulaire W-9 » pour le guide complet. Le site propose également des FAQ et des publications supplémentaires sur le travail indépendant.
Professionnels de la fiscalité
Consulter un fiscaliste peut être précieux, surtout la première année où vous devenez travailleur indépendant. Un CPA ou un agent inscrit peut répondre à des questions spécifiques sur votre situation. Ils peuvent également vous aider avec la planification fiscale pour minimiser votre fardeau fiscal.
Logiciel de comptabilité
Des programmes comme QuickBooks, FreshBooks ou Wave peuvent vous aider à suivre vos revenus et dépenses. Beaucoup ont des fonctionnalités pour gérer les W-9 et générer des rapports fiscaux. Investir dans un bon logiciel simplifie considérablement la tenue de dossiers.
Conclusion
Le formulaire W-9 peut sembler être juste un autre obstacle bureaucratique, mais il joue un rôle vital dans le système fiscal. Comprendre comment le remplir correctement vous protège contre les pénalités et maintient vos relations avec les clients fluides. Vous savez maintenant exactement quelles informations fournir, comment protéger vos données sensibles et comment éviter les erreurs courantes.
N’oubliez pas que l’exactitude est primordiale. Vérifiez toujours vos informations deux fois avant de soumettre. Gardez des copies de tous les W-9 que vous envoyez. Mettez à jour vos formulaires chaque fois que vos informations changent. Ces habitudes simples préviennent des maux de tête majeurs pendant la saison fiscale.
Être travailleur indépendant ou freelance offre une liberté merveilleuse, mais il s’accompagne de responsabilités fiscales supplémentaires. Le W-9 n’est que le début de votre parcours fiscal en tant qu’entrepreneur indépendant. Prenez le temps de comprendre vos obligations. Votre vous futur vous remerciera lorsque la saison fiscale arrivera.
Avez-vous déjà rempli un formulaire W-9 ? Quelles questions avez-vous encore sur le processus ? N’hésitez pas à partager vos expériences ou à demander des éclaircissements dans les commentaires ci-dessous.
Questions Fréquemment Posées
Combien de temps un formulaire W-9 reste-t-il valide ?
Un W-9 reste valide indéfiniment tant que vos informations n’ont pas changé. Si votre nom, adresse ou TIN change, vous devez fournir un nouveau formulaire. De nombreuses entreprises demandent des W-9 mis à jour tous les quelques années pour s’assurer que leurs dossiers sont à jour, mais ce n’est pas une exigence légale.
Puis-je refuser de fournir un W-9 à un client ?
Techniquement, vous pouvez refuser, mais cela aura des conséquences. Votre client peut refuser de travailler avec vous ou de vous payer. Si vous refusez de fournir un TIN, le client doit retenir 24 % de vos paiements pour la retenue à la source de secours. Il est presque toujours dans votre intérêt de fournir un W-9 valide.
Que se passe-t-il si je fais une erreur sur mon W-9 ?
Si vous découvrez une erreur après avoir soumis un W-9, soumettez immédiatement un formulaire corrigé. Contactez votre client et expliquez qu’il existe une erreur. Fournissez les informations correctes dès que possible. Les erreurs non corrigées peuvent entraîner des avis de l’IRS, une retenue à la source de secours et des complications fiscales.
Un W-9 est-il la même chose qu’une facture ?
Non, un W-9 et une facture servent des objectifs différents. Le W-9 fournit vos informations d’identification fiscale. Une facture demande le paiement pour les services rendus. Vous n’envoyez généralement un W-9 qu’une seule fois à un client, mais vous envoyez des factures pour chaque projet ou période de facturation.
Ai-je besoin d’un W-9 si je gagne moins de 600 dollars ?
Légalement, les clients ne sont tenus de demander un W-9 que s’ils s’attendent à vous payer 600 dollars ou plus au cours de l’année. Cependant, de nombreux clients demandent des W-9 de tous les entrepreneurs, quelle que soit la somme. C’est plus simple pour leur tenue de dossiers. Le fournir même pour de petites sommes ne vous fait pas de mal.
Les travailleurs étrangers doivent-ils remplir un W-9 ?
Non, les travailleurs étrangers et les entités étrangères ne remplissent pas de W-9. Ils utilisent plutôt des formulaires de la série W-8 pour établir leur statut fiscal étranger. Le formulaire spécifique dépend du type d’entité. Les particuliers utilisent généralement le W-8BEN, tandis que les entreprises étrangères utilisent le W-8BEN-E.
Puis-je utiliser un service en ligne pour créer mon W-9 ?
Oui, de nombreux services en ligne permettent de créer et stocker des W-9 en toute sécurité. Ces plateformes remplissent souvent le formulaire pour vous en fonction des informations que vous fournissez. Elles offrent également des signatures électroniques et un stockage sécurisé. Assurez-vous simplement que le service que vous choisissez est réputé et utilise un cryptage approprié.
Que dois-je faire si je perds mon numéro de sécurité sociale ou ma lettre EIN ?
Pour votre numéro de sécurité sociale, contactez la Social Security Administration. Ils peuvent vérifier votre numéro ou émettre une carte de remplacement. Pour un EIN perdu, appelez la ligne IRS Business & Specialty Tax au 1-800-829-4933. Ils peuvent récupérer votre EIN après avoir vérifié votre identité. Gardez ces numéros dans un endroit sûr pour éviter ces situations.
Un W-9 expire-t-il après une certaine période ?
Le formulaire W-9 lui-même n’a pas de date d’expiration officielle. Cependant, les informations qu’il contient peuvent devenir obsolètes. Si votre nom, adresse ou TIN change, le formulaire devient effectivement invalide. Certaines entreprises ont des politiques internes exigeant des W-9 mis à jour tous les un à trois ans, mais ce n’est pas une exigence fédérale.
Dois-je fournir un W-9 si je suis payé via PayPal ou Venmo ?
Oui, même si vous êtes payé via des plateformes comme PayPal, Venmo ou d’autres processeurs de paiement, vous devrez peut-être fournir un W-9. Ces plateformes demandent souvent des informations fiscales directement. De plus, votre client peut toujours avoir besoin de vos informations pour sa propre tenue de dossiers et ses déclarations fiscales. Le mode de paiement ne change pas vos obligations fiscales.
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